Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Boehringer GmbH im Zusammenhang mit TLAP Sports ist:

Boehringer GmbH

Obere Wöhrstraße 45

73431 Aalen

Deutschland

Geschäftsführer: Moritz Böhringer und Paul Böhringer

E-Mail: info@tlap-sports.com

TLAP Sports ist eine digitale Plattform für Sportvereine, Mannschaften und Einzelsportler. Die Plattform umfasst unter anderem Funktionen für Kaderverwaltung, Termine, Team-Kommunikation, Trainingsplanung, Spieleranalyse, Playbooks, Quiz- und Lernfunktionen, Videoanalyse, Drill-Datenbanken, Sports Academy, Trainingscamps und Abonnements.

Bei der Nutzung von TLAP Sports durch Vereine und andere Organisationen ist für die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit zwischen den einzelnen Verarbeitungsvorgängen zu unterscheiden. Soweit ein Verein oder eine andere Organisation selbst über die Zwecke und wesentlichen Mittel einer Verarbeitung entscheidet, kann diese Organisation Verantwortlicher für die betreffende Verarbeitung sein. Die Boehringer GmbH kann in diesen Fällen als Auftragsverarbeiter tätig werden.

Soweit die Boehringer GmbH personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, ist sie hierfür selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Die konkrete Rollenverteilung richtet sich nach dem jeweiligen Vertragsverhältnis und den tatsächlichen Verarbeitungsvorgängen.

Die Frage, ob und in welchem Umfang ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist, wird anhand der konkreten Verarbeitungstätigkeiten und gesetzlichen Voraussetzungen geprüft.

2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die TLAP-Sports-Webanwendung,
• das zugehörige Admin-Dashboard,
• die Website von TLAP Sports,
• die Registrierung und Nutzung von Benutzerkonten,
• kostenpflichtige Abonnements und Camp-Buchungen,
• die Kommunikation über TLAP Sports,
• von Nutzern hochgeladene Dateien, Bilder und Videos,
• sowie die mit diesen Diensten verbundenen technischen Funktionen.

Sie informiert insbesondere darüber,

• welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
• aus welchen Quellen diese Daten stammen können,
• zu welchen Zwecken sie verarbeitet werden,
• wer Zugriff auf die Daten erhalten kann,
• welche Dienstleister eingesetzt werden,
• wie Daten in Drittländer übermittelt werden können,
• wie lange Daten gespeichert werden,
• und welche Rechte betroffene Personen haben.

3. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung und den Betrieb von TLAP Sports, die Durchführung von Verträgen, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, die Wahrung berechtigter Interessen oder auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) und sonstiger anwendbarer Vorschriften.

Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall gilt, richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck und der konkreten Nutzung von TLAP Sports.

4. Welche Personen betroffen sein können

Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten insbesondere von folgenden Personen verarbeitet werden:

• Spielern und Sportlern,
• minderjährigen Spielern,
• Eltern und Erziehungsberechtigten,
• Trainern und Coaches,
• Head Coaches,
• Teamadministratoren,
• Vereinsadministratoren,
• Einzelsportlern,
• Teilnehmern von Trainingscamps,
• Personen, die als Notfallkontakt angegeben werden,
• sowie Personen, die auf hochgeladenen Videos oder Bildern erkennbar sind, insbesondere Mitspieler, Gegner oder Zuschauer.

5. Benutzerkonto und Registrierung

Für bestimmte Funktionen ist ein Benutzerkonto erforderlich.

Bei der Registrierung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Vorname,
• Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Passwort bzw. Passwort-Hash,
• Sprache,
• Benutzerstatus,
• Zeitpunkt der Registrierung,
• Bestätigung der E-Mail-Adresse,
• Einwilligungs- bzw. Zustimmungsvorgang einschließlich Zeitpunkt und verwendeter Textfassung,
• Vereins-, Team- und Rolleninformationen.

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort sind für die Registrierung grundsätzlich erforderlich.

Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert, sondern als kryptografischer Hash verarbeitet.

Die Registrierung kann insbesondere erfolgen:

• über eine Einladung eines Vereins oder Teams,
• über einen Beitrittscode,
• oder als selbstständig registrierter Einzelsportler.

6. Profil-, Kontakt- und Stammdaten

Abhängig von der Nutzung können zusätzlich folgende Daten verarbeitet werden:

• Profilbild,
• Geburtsdatum,
• Telefonnummer,
• Anschrift,
• Spielposition,
• Trikotnummer,
• Sportart,
• Vereinszugehörigkeit,
• Team- und Unterteamzugehörigkeit,
• Altersklasse,
• Gruppenmitgliedschaften,
• Spracheinstellungen und sonstige Profileinstellungen.

Bestimmte dieser Angaben sind freiwillig.

Daten können nicht nur durch den Nutzer selbst, sondern – abhängig von den eingeräumten Berechtigungen – auch durch einen Head Coach oder Teamadministrator in der Kaderverwaltung eingetragen oder geändert werden.

7. Notfallkontakte

TLAP Sports ermöglicht die Speicherung eines Notfallkontakts.

Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:

• Name des Notfallkontakts,
• Telefonnummer des Notfallkontakts.

Bei dem Notfallkontakt kann es sich um eine Person handeln, die selbst kein Benutzerkonto bei TLAP Sports besitzt.

Die Angabe eines Notfallkontakts ist grundsätzlich freiwillig, soweit nicht im jeweiligen Nutzungskontext etwas anderes angegeben wird.

Nutzer sollen personenbezogene Daten Dritter nur angeben, wenn sie hierzu berechtigt sind und die betreffende Person gegebenenfalls über die Datenverarbeitung informiert werden kann.

8. Vereins-, Team- und Kaderverwaltung

TLAP Sports ermöglicht Vereinen und Teams die digitale Verwaltung ihrer Mitglieder und Mannschaften.

Der jeweilige Verein bzw. das jeweilige Team entscheidet im Rahmen der vertraglich vereinbarten Nutzung selbst, welche Personen zur Nutzung der Plattform eingeladen bzw. angelegt werden und welche der vorgesehenen Rollen und Berechtigungen diesen Personen zugewiesen werden.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Vereinszugehörigkeit,
• Team- und Unterteamzugehörigkeit,
• Rolle und Berechtigungen,
• Position,
• Trikotnummer,
• Trainingsgruppen,
• Einladungen,
• organisatorische Informationen,
• Anwesenheiten,
• Zu- und Absagen,
• sowie weitere Daten, die im Rahmen des jeweiligen Vereins- und Trainingsbetriebs erforderlich sind.

Vereins- und Teamadministratoren können Daten ihrer Mitglieder entsprechend den vom jeweiligen Verein bzw. Team eingeräumten Berechtigungen verwalten und einsehen.

Die Boehringer GmbH stellt hierfür die technische Infrastruktur und die vorgesehenen Rollen- und Berechtigungssysteme der Plattform bereit.

9. Verantwortlichkeit von Vereinen und Organisationen

Boehringer GmbH schließt für die Nutzung von TLAP Sports Verträge mit Vereinen bzw. Teams ab. Der jeweilige Vertrag regelt den vereinbarten Leistungsumfang und die Nutzung der Plattform.

Der jeweilige Verein bzw. das jeweilige Team entscheidet innerhalb dieses Leistungsumfangs insbesondere darüber,

• welche Personen zur Plattform eingeladen oder angelegt werden,
• welche Rollen und Berechtigungen diesen Personen zugewiesen werden,
• welche vereins- bzw. teamspezifischen Inhalte eingestellt werden und
• welche Funktionen innerhalb der Organisation genutzt werden.

Soweit der Verein bzw. das Team über die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Mitglieder, Spieler, Trainer oder sonstiger Personen entscheidet, ist der jeweilige Verein bzw. das jeweilige Team für diese Verarbeitung grundsätzlich datenschutzrechtlich verantwortlich.

Boehringer GmbH verarbeitet personenbezogene Daten in diesen Fällen im Rahmen der technischen Bereitstellung der Plattform grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

Soweit Boehringer GmbH personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, insbesondere zur Vertragsabwicklung, Abrechnung, technischen Sicherheit oder Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten, ist Boehringer GmbH für diese Verarbeitung selbst Verantwortlicher.

Die konkrete datenschutzrechtliche Rollenverteilung richtet sich nach dem jeweiligen Vertragsverhältnis und den tatsächlichen Verarbeitungsvorgängen. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, wird diese durch eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO geregelt.

10. Trainings-, Leistungs- und Entwicklungsdaten

Im Rahmen der Plattform können Daten zur Organisation und Dokumentation des Trainings- und Spielbetriebs verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• absolvierte Trainingseinheiten,
• Trainingsfortschritte,
• Trainingsprotokolle,
• Gewicht und Wiederholungszahlen im Rahmen von Trainingsprotokollen,
• Messwerte der Spieleranalyse, beispielsweise Sprint- oder Sprungwerte,
• Spielstatistiken,
• Trainings- und Anwesenheitsdaten,
• Quiz-Ergebnisse,
• Lernfortschritte,
• erledigte Trainingstage,
• individuelle Entwicklungsdaten.

Je nach Rolle und den vom jeweiligen Verein bzw. Team eingeräumten Berechtigungen können solche Daten insbesondere für den jeweiligen Sportler, dessen Eltern bzw. Erziehungsberechtigte, Trainer, Head Coaches, Teamadministratoren oder Vereinsadministratoren sichtbar sein.

Insbesondere können Vereinsadministratoren – soweit die entsprechenden Berechtigungen für den jeweiligen Verein aktiviert sind – auf Leistungsdaten der Spieler dieses Vereins zugreifen. Dies kann auch Daten minderjähriger Spieler umfassen.

Soweit der jeweilige Verein bzw. das Team Verantwortlicher für die Verarbeitung dieser Daten ist, ist dieser für die Festlegung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage verantwortlich. Soweit Boehringer GmbH die Daten für eigene Zwecke verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der hierfür jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage.

Soweit Leistungsdaten Gesundheitsdaten oder sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO darstellen, dürfen diese nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

11. Gesundheitsbezogene Angaben

Im Rahmen der Plattform können Daten verarbeitet werden, die einen Gesundheitsbezug aufweisen oder im Einzelfall Gesundheitsangaben enthalten können.

Hierzu gehören insbesondere:

• der Status „verletzt“ in Spielberichten,
• Freitextangaben zu Gründen für eine Absage, sofern darin Gesundheitsinformationen enthalten sind,
• sowie bestimmte Trainings- und Körperdaten, soweit diese im konkreten Kontext einen Gesundheitsbezug aufweisen.

Gesundheitsbezogene Daten können besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegen.

Soweit ein Verein bzw. eine Organisation über die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung solcher Daten entscheidet, ist der jeweilige Verein bzw. die jeweilige Organisation für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich und muss insbesondere sicherstellen, dass eine geeignete Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

Soweit Boehringer GmbH solche Daten für eigene Zwecke verarbeitet, erfolgt dies nur auf Grundlage einer hierfür geeigneten Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, muss diese vor Beginn der betreffenden Verarbeitung wirksam eingeholt und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen dokumentiert werden.

Bei minderjährigen Personen sind die jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen an Einwilligungen und die Vertretung durch Erziehungsberechtigte zu beachten.

12. Termine und Anwesenheit

TLAP Sports ermöglicht die Organisation von:

• Trainings,
• Spielen,
• Besprechungen,
• Veranstaltungen,
• Trainingscamps,
• sowie sonstigen Terminen.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

• Datum und Uhrzeit,
• Bezeichnung des Termins,
• Ort,
• Beschreibung,
• Zu- oder Absage,
• Zeitpunkt der Antwort,
• Anwesenheitsstatus,
• gegebenenfalls ein vom Nutzer eingetragener Absagegrund.

Absagegründe können als Freitext eingegeben werden. Nutzer sollen dabei keine Gesundheitsdaten oder sonstige besonders geschützte personenbezogene Daten angeben, sofern dies für die jeweilige Funktion nicht erforderlich ist.

13. Kommunikation, Feed, Umfragen und Chats

TLAP Sports bietet Kommunikationsfunktionen wie:

• Team-Feeds,
• Ankündigungen,
• Kommentare,
• Likes,
• Umfragen,
• Einzelchats,
• Gruppenchats,
• organisatorische Nachrichten.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Nachrichteninhalte,
• Kommentare,
• Beiträge,
• Umfrageantworten,
• beteiligte Nutzer,
• Zeitpunkte der Kommunikation,
• Anhänge,
• Lesestände.

Chat-Nachrichten werden im Klartext gespeichert, soweit dies für die Bereitstellung der Chatfunktion erforderlich ist.

Eine administrative Einsicht in die Inhalte privater Chats ist nach dem aktuellen technischen Stand nicht vorgesehen.

Der Plattform-Administrator hat keinen Zugriff auf die Inhalte der Chats.

Bei Umfragen ist zu beachten, dass eine in der Benutzeroberfläche als anonym dargestellte Umfrage technisch nicht zwingend anonym gegenüber dem System ist. Die abgegebene Stimme kann mit der Nutzerkennung gespeichert werden.

14. Elternkonten und minderjährige Nutzer

TLAP Sports kann von minderjährigen Sportlerinnen und Sportlern genutzt werden.

Ein Elternkonto kann mit einem Kinderkonto verknüpft werden.

Je nach Berechtigung können Eltern insbesondere folgende Informationen ihres Kindes einsehen:

• Termine,
• Anwesenheitsinformationen,
• Feed-Inhalte,
• Umfragen,
• Playbooks,
• Trainingspläne,
• Academy-Inhalte,
• Leistungsdaten des eigenen Kindes.

Der Elternzugang ist technisch grundsätzlich schreibgeschützt. Eltern können insbesondere nicht auf private Einzelchats ihres Kindes zugreifen.

Minderjährige Nutzer können insbesondere über Vereins- oder Teamstrukturen in die Plattform aufgenommen werden. Je nach Nutzung kann auch eine selbstständige Registrierung bzw. Buchung erfolgen.

Der jeweils verantwortliche Verein bzw. die jeweilige Organisation ist dafür verantwortlich, bei der Aufnahme minderjähriger Personen und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten die hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen zu beachten und – soweit erforderlich – die Einwilligung bzw. Zustimmung der Erziehungsberechtigten einzuholen.

Soweit Boehringer GmbH selbst für eine Verarbeitung gegenüber einem minderjährigen Nutzer verantwortlich ist, stellt Boehringer GmbH die hierfür erforderlichen gesetzlichen Voraussetzungen sicher.

15. Videos, Bilder und sonstige Medien

TLAP Sports ermöglicht das Hochladen und die Verarbeitung von:

• Spielaufnahmen,
• Trainingsaufnahmen,
• Video-Clips,
• Drill-Videos,
• Bildern,
• PDFs,
• Playbook-Dateien,
• Sprachkommentaren,
• Zeichnungen und Notizen zu Videoszenen,
• sowie weiteren Medien.

Videos können erkennbare Personen enthalten, darunter:

• Spieler,
• minderjährige Spieler,
• Trainer,
• Gegner,
• Zuschauer und sonstige Personen.

Derjenige Verein bzw. diejenige Organisation, der bzw. die entsprechende Inhalte hochlädt oder deren Upload veranlasst, ist dafür verantwortlich, dass die Verarbeitung, Speicherung und Bereitstellung der Inhalte über TLAP Sports rechtlich zulässig ist und die hierfür erforderlichen Rechte und Rechtsgrundlagen vorliegen.

Dies umfasst insbesondere die Beachtung der Rechte minderjähriger Personen sowie der Rechte sonstiger in Videoaufnahmen erkennbarer Personen.

Boehringer GmbH stellt hierfür die technische Plattform bereit und verarbeitet die entsprechenden Inhalte – soweit die Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung vorliegen – im Auftrag des jeweiligen Vereins bzw. der jeweiligen Organisation.

Für eigene Inhalte und Verarbeitungen der Boehringer GmbH gelten die hierfür jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen.

16. Prüfung und Freigabe von Drill-Videos

Von Vereinen hochgeladene Drill-Videos können durch den Plattform-Administrator geprüft und freigegeben oder abgelehnt werden.

Der Plattform-Administrator kann daher Zugriff auf die hierfür hochgeladenen Drill-Videos erhalten.

Diese Prüfung dient insbesondere der technischen und inhaltlichen Freigabe innerhalb der Plattform.

17. Datei-Uploads und Dateispeicherung

Nutzer können Dateien innerhalb der Plattform hochladen und mit anderen berechtigten Nutzern teilen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Bilder,
• PDF-Dateien,
• Word-Dokumente,
• Excel-Dateien,
• Präsentationen,
• Videos,
• Playbook-Dateien,
• sonstige unterstützte Dateiformate.

Dateien werden in einem privaten Dateispeicher abgelegt und über die Plattform bereitgestellt.

Die Dateinamen werden technisch durch zufällige Kennungen ersetzt.

Beim Upload von Videos können diese auf dem Server technisch verarbeitet und umgewandelt werden. Temporär erzeugte Dateien werden nach der Verarbeitung entfernt.

Nutzer dürfen nur Inhalte hochladen, deren Verarbeitung und Weitergabe über TLAP Sports rechtlich zulässig ist.

Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten, Bilder, Videos, urheberrechtlich geschützte Inhalte und Daten Dritter.

18. Kalender-Abonnement

TLAP Sports stellt jedem Nutzer eine persönliche Kalender-Adresse zur Verfügung.

Über diese Adresse können bestimmte Kalenderinformationen ohne Anmeldung abgerufen werden.

Der Kalender kann insbesondere enthalten:

• Titel,
• Ort,
• Beschreibung,
• Zeitpunkt,
• persönlichen Status bzw. die eigene Zusage.

Es werden dabei keine Namen anderer Nutzer oder deren Zu- und Absagen über diesen Kalender veröffentlicht.

Die persönliche Kalender-Adresse enthält einen zufälligen, nicht ohne Weiteres erratbaren Schlüssel.

Wer Zugriff auf diese persönliche Kalender-Adresse erhält, kann die darüber bereitgestellten Kalenderdaten abrufen. Nutzer sollen die Adresse daher nicht an unbefugte Dritte weitergeben.

19. E-Mail-Kommunikation

TLAP Sports versendet E-Mails, soweit dies für den Betrieb der Plattform oder die Kommunikation mit Nutzern erforderlich ist.

Hierzu gehören insbesondere:

• E-Mail-Bestätigungen,
• Passwort-Zurücksetzungen,
• Informationen über freigegebene Beitritte,
• Buchungsbestätigungen,
• Informationen zu Abonnements,
• organisatorische Nachrichten,
• Team-Ankündigungen,
• Support-Kommunikation,
• sicherheitsbezogene Nachrichten.

Bei Team-Ankündigungen können insbesondere der Name des Autors, Verein und Team sowie ein begrenzter Textauszug verarbeitet und per E-Mail übermittelt werden.

Bestimmte Team-Ankündigungs-E-Mails können über die persönlichen Einstellungen deaktiviert werden.

Ein klassischer Werbenewsletter wird derzeit nicht angeboten.

Der E-Mail-Versand erfolgt über einen eingesetzten E-Mail-Dienstleister.

20. Cookies und ähnliche Technologien

TLAP Sports verwendet nach dem derzeitigen technischen Stand keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies.

Es werden technisch notwendige bzw. funktionale Cookies verwendet.

Hierzu gehören insbesondere:

Nach dem derzeitigen technischen Stand werden kein localStorage, kein sessionStorage, keine IndexedDB und kein Service Worker eingesetzt.

Es werden außerdem keine Google Fonts über externe Server geladen.

Sollten zukünftig Analyse-, Marketing- oder sonstige nicht zwingend erforderliche Technologien eingesetzt werden, werden diese vor ihrem Einsatz entsprechend den gesetzlichen Anforderungen bewertet und – soweit erforderlich – nur nach vorheriger Einwilligung eingesetzt.

21. Server- und Zugriffsprotokolle

Beim Zugriff auf die Plattform entstehen technische Protokolldaten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Zeitpunkt des Zugriffs,
• Browserinformationen,
• technische Informationen zum Endgerät,
• aufgerufene Ressourcen,
• technische Fehlermeldungen,
• Zugriffs- und Sicherheitsinformationen.

Die IP-Adresse wird nach dem technischen Stand nicht in der eigentlichen Anwendungsdatenbank gespeichert, kann jedoch im Zugriffsprotokoll des Webservers enthalten sein.

Die Protokollierung dient insbesondere:

• der technischen Bereitstellung,
• der IT-Sicherheit,
• der Fehleranalyse,
• der Missbrauchserkennung,
• der Nachvollziehbarkeit administrativer Vorgänge.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach den festgelegten technischen und rechtlichen Löschfristen.

22. Admin-Protokollierung

Administrative Vorgänge können protokolliert werden.

Dabei können insbesondere gespeichert werden:

• welcher Administrator eine Aktion durchgeführt hat,
• welche Änderung vorgenommen wurde,
• auf welche Person oder welches Objekt sich die Änderung bezog,
• Name bzw. E-Mail-Adresse des Administrators,
• Zeitpunkt der Aktion.

Diese Protokollierung dient insbesondere der Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchskontrolle.

23. Künstliche Intelligenz

TLAP Sports verfügt über eine KI-Funktion zur Erzeugung von Quizfragen.

Dabei kann aus folgenden Inhalten eine Quizgenerierung erfolgen:

• Playbook-Inhalte,
• Text aus hochgeladenen PDF-Dokumenten.

Die KI-Funktion dient nicht der allgemeinen Analyse von Benutzerprofilen.

Bei der Verarbeitung eines Playbooks können insbesondere übertragen werden:

• Playbook-Name,
• Abschnittstitel,
• Namen und Notizen von Spielzügen,
• Positionskürzel und zugehörige Aufgaben.

Nach dem technischen Stand werden dabei keine Benutzerprofile, E-Mail-Adressen, Bilder oder Videos als Bestandteil des vorgesehenen Ablaufs übertragen.

Bei der Verarbeitung eines PDFs wird serverseitig der Text aus dem PDF extrahiert. An den KI-Dienst kann ausschließlich der für die Quizgenerierung bestimmte Text übertragen werden; die ursprüngliche PDF-Datei wird nach dem technischen Ablauf nicht selbst an den KI-Dienst übertragen.

Da der Inhalt eines PDFs vom jeweiligen Nutzer bestimmt wird, können darin dennoch personenbezogene Daten enthalten sein.

Nutzer sollen daher keine personenbezogenen oder besonders geschützten Daten in Dokumente eingeben, wenn diese für die KI-Funktion nicht erforderlich sind.

Für die KI-Funktion können abhängig von der Konfiguration folgende Anbieter eingesetzt werden:

• OpenAI,
• Google Gemini.

Die konkrete Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter richtet sich zusätzlich nach dessen Datenschutzbestimmungen und den mit dem Anbieter vereinbarten Datenschutzbedingungen.

24. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für kostenpflichtige Abonnements und sonstige kostenpflichtige Leistungen kann Stripe als Zahlungsdienstleister eingesetzt werden.

An Stripe können insbesondere übermittelt werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Sprache,
• interne Nutzerkennung,
• gewählter Tarif,
• Sportart,
• Rechnungsinformationen,
• gegebenenfalls Rechnungsanschrift,
• gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• bei Camp-Buchungen gegebenenfalls der Name des Teilnehmers.

Stripe verarbeitet die eigentlichen Zahlungsdaten im Rahmen des Zahlungsvorgangs.

Karten- oder Kontodaten werden nach dem derzeitigen technischen Stand nicht in der TLAP-eigenen Datenbank gespeichert.

In der TLAP-Datenbank können insbesondere gespeichert werden:

• Stripe-Kundennummer,
• Abonnementnummer,
• Tarif,
• Status,
• Laufzeitende,
• Zahlungsnummer,
• Betrag,
• Zahlungszeitpunkt,
• Camp-Buchungsinformationen.

Das Admin-Dashboard kann Rechnungsinformationen direkt bei Stripe abrufen.

Die Verarbeitung dient der Durchführung und Abwicklung des jeweiligen Vertrags sowie der Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

25. Eingesetzte Dienstleister und Empfänger

Für den Betrieb von TLAP Sports werden verschiedene technische Dienstleister eingesetzt.

Hierzu gehören nach dem derzeitigen technischen Stand insbesondere:

IONOS

Ionos wird für Serverbetrieb und E-Mail-Versand eingesetzt.

Dabei können im Rahmen der technischen Bereitstellung personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Neon / PostgreSQL

Die Datenbank wird über Neon betrieben. Nach dem technischen Stand befindet sich die verwendete Datenbank in AWS Frankfurt (eu-central-1).

Cloudflare R2

Cloudflare R2 wird für die Speicherung von Dateien, Bildern, PDFs, Videos und Sprachkommentaren eingesetzt.

Der konfigurierte Speicherendpunkt befindet sich nach dem technischen Befund in der EU.

Stripe

Stripe wird für Zahlungsabwicklung, Abonnements, Rechnungen und Kundenportalfunktionen eingesetzt.

OpenAI

OpenAI kann für die KI-gestützte Generierung von Quizfragen eingesetzt werden.

Google Gemini

Alternativ kann Google Gemini für die KI-Funktion eingesetzt werden.

YouTube

YouTube wird für eingebettete Lehr- und Trainingsvideos eingesetzt.

Vimeo

Vimeo wird ebenfalls für eingebettete Videoinhalte eingesetzt.

FM-Squared GmbH

Die FM-Squared GmbH entwickelt die Plattform und kann – abhängig vom jeweiligen Vertrags- und Betriebsmodell – technischen Zugriff auf Server- und Datenbankbereiche haben.

Die konkreten datenschutzrechtlichen Rollen und Auftragsverarbeitungsverhältnisse werden entsprechend den jeweiligen Leistungen vertraglich geregelt.

26. Übermittlung in Drittländer

Bei einzelnen eingesetzten Dienstleistern kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums oder durch Anbieter mit Sitz außerhalb des EWR stattfinden.

Dies betrifft nach dem derzeitigen technischen Stand insbesondere Anbieter mit Sitz oder Konzernbezug in den USA.

Hierzu gehören insbesondere:

• Neon,
• Cloudflare, Digital Ocean
• Stripe,
• OpenAI bzw. Google,
• Vimeo.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, soweit hierfür eine geeignete datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Je nach Dienstleister und konkreter Verarbeitung kommen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln oder andere nach der DSGVO zulässige Garantien in Betracht.

Die konkrete Rechtsgrundlage und die jeweils geltenden Übermittlungsmechanismen werden für jeden Dienstleister gesondert geprüft und dokumentiert.

27. YouTube und Vimeo

TLAP Sports verwendet eingebettete Videos von YouTube und Vimeo. Diese können insbesondere innerhalb von Academy-Lektionen, Trainingsplänen, Übungen, Drill-Datenbanken und Videoanalysefunktionen eingebunden werden.

Nach dem derzeitigen technischen Stand werden entsprechende externe Inhalte bzw. Vorschaubilder beim Aufruf bestimmter Seiten geladen. Dabei können insbesondere folgende Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden:

• IP-Adresse,
• Browserinformationen,
• technische Verbindungsdaten,
• aufgerufene Seite bzw. Referrer-Informationen.

YouTube verwendet teilweise die Domain youtube-nocookie.com. Die Verwendung dieser Domain bedeutet nicht automatisch, dass keinerlei personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die Einbindung externer Videoinhalte wird unter Berücksichtigung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen bewertet. Soweit für eine konkrete Einbindung eine vorherige Einwilligung erforderlich ist, darf die entsprechende Übermittlung erst nach Erteilung der erforderlichen Einwilligung erfolgen.

Die jeweiligen Datenschutzbestimmungen von YouTube/Google und Vimeo gelten ergänzend.

28. Keine Analyse- und Werbetracking-Dienste

Nach dem derzeitigen technischen Stand verwendet TLAP Sports:

• keine personalisierte Werbeprofilbildung,
• keine Analyse-Pixel,
• keine externen Analyse-Skripte,
• keine Marketing-Tracker,
• keine Google Analytics-Integration,
• keine sonstigen vergleichbaren Tracking-Dienste.

Sollten solche Dienste zukünftig eingeführt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und erforderlichenfalls eine Einwilligung eingeholt.

29. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. andere zulässige Gründe eine weitere Speicherung rechtfertigen.

Die technische Dokumentation weist derzeit unter anderem folgende Speicherzustände aus:

• App-Sitzungen: 30 Tage,
• Admin-Sitzungen: 12 Stunden,
• E-Mail-Bestätigungscodes: 10 Minuten,
• Passwort-Zurücksetzungslinks: 60 Minuten,
• Einladungen: abhängig vom jeweiligen Einladungstyp bis zu 365 Tage bzw. teilweise ohne derzeit technisch definierte automatische Löschung,
• Admin-Protokolle: derzeit ohne automatische Löschfrist,
• gelöschte Konten im Archiv: derzeit ohne automatisch definierte Löschfrist,
• Webserver-Zugriffsprotokolle: derzeit ohne dokumentierte automatische Löschfrist,
• persönliche Kalender-Schlüssel: derzeit ohne Ablaufdatum.

Die konkreten endgültigen Aufbewahrungs- und Löschfristen werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen und den jeweiligen Verarbeitungszwecken festgelegt.

Bis zur technischen Umsetzung dieser Fristen können einzelne Daten technisch länger gespeichert bleiben.

30. Löschung und Deaktivierung von Benutzerkonten

Die Kontolöschung wird derzeit über den Plattform-Administrator durchgeführt.

Eine eigenständige Löschfunktion für Nutzer ist nach dem aktuellen technischen Stand nicht vorhanden.

Bei einer Kontolöschung können unter anderem folgende Daten gelöscht werden:

• Rollen,
• Elternverknüpfungen,
• Sitzungen,
• Zu- und Absagen,
• Spielstatistiken,
• Leistungswerte,
• Trainingsprotokolle,
• Quiz- und Academy-Ergebnisse,
• Likes,
• Umfrageantworten,
• eigene Aufgaben,
• bestimmte Chat-Beteiligungen.

Bestimmte Inhalte, die ein Nutzer selbst erstellt hat, können nach dem derzeitigen technischen Stand die vollständige Löschung des Kontos technisch verhindern, insbesondere:

• Beiträge,
• Kommentare,
• Chat-Nachrichten,
• Termine,
• Videos,
• Einladungen,
• Playbooks.

In solchen Fällen kann das Konto derzeit deaktiviert werden, während bestimmte Inhalte weiterhin gespeichert bleiben.

Zahlungs- und Rechnungsinformationen können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

Die endgültigen Löschfristen und das Verfahren zur Löschung bzw. Anonymisierung von nutzergenerierten Inhalten werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen festgelegt und technisch umgesetzt.

31. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Nach dem aktuellen technischen Stand gehören hierzu insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS,
• verschlüsselte Datenbankverbindungen,
• Passwortspeicherung ausschließlich als Hash,
• Hashing von Rücksetz- und Einladungsschlüsseln,
• serverseitig nicht auslesbare Sitzungs-Cookies,
• zufällige Sitzungsschlüssel,
• rollen- und bereichsbezogene Zugriffskontrollen,
• serverseitige Prüfung der Berechtigungen,
• Mandantentrennung nach Verein, Team und Unterteam,
• serverseitig schreibgeschützter Elternzugang,
• getrenntes Admin-Dashboard,
• Protokollierung administrativer Vorgänge,
• private Dateispeicherung mit zufälligen Dateinamen,
• Verarbeitung der Stripe-Webhooks mit Signaturprüfung,
• parametrisierte Datenbankabfragen,
• Betrieb der Anwendungen ohne Root-Rechte,
• technische Zugriffsbeschränkungen.

Die technischen Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und entsprechend dem Stand der Technik weiterentwickelt.

32. Bekannte technische Einschränkungen

Die technische Dokumentation enthält einzelne noch nicht abgeschlossene technische Maßnahmen.

Hierzu gehören unter anderem:

• die vollständige Absicherung des Dateiabrufs gegen unberechtigte Team-übergreifende Zugriffe,
• zusätzliche Schutzmechanismen gegen wiederholte Login- und Passwort-Reset-Versuche,
• bestimmte Sicherheitsheader,
• die Speicherung von Sitzungsschlüsseln,
• getrennte Datenbanken für Entwicklung und Produktion,
• automatische Datensicherungen und dokumentierte Wiederherstellungsverfahren,
• automatische Löschläufe,
• technische Umsetzung einer vollständigen Kontolöschung bzw. Anonymisierung von Nutzerinhalten,
• erneuerbare Kalender-Adressen,
• sowie weitere Punkte aus der technischen Sicherheitsdokumentation.

Diese technischen Maßnahmen werden schrittweise umgesetzt.

Die Veröffentlichung dieser Datenschutzerklärung stellt keine Zusicherung dar, dass eine bestimmte technische Sicherheitsmaßnahme bereits vollständig umgesetzt wurde.

33. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und welche Daten dies betrifft.

Recht auf Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, besteht ein Recht auf Erhalt der bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

Recht auf Widerspruch

Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt werden.

Widerruf einer Einwilligung

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

34. Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der Betroffenenrechte kann eine formlose Anfrage an folgende Adresse gerichtet werden:

info@tlap-sports.com

Zur Bearbeitung eines Auskunfts- oder Löschbegehrens können wir geeignete Informationen zur Identitätsprüfung verlangen, soweit dies erforderlich und angemessen ist.

35. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Die Beschwerde kann insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Mitgliedstaates des gewöhnlichen Aufenthalts, des Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes eingelegt werden.

36. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich:

• die technischen Funktionen von TLAP Sports,
• eingesetzte Dienstleister,
• Verarbeitungszwecke,
• gesetzliche Anforderungen,
• oder sonstige für den Datenschutz relevante Rahmenbedingungen

ändern.

Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt der Nutzung veröffentlichte Fassung.

Bei wesentlichen Änderungen werden die Nutzer – soweit gesetzlich erforderlich – gesondert informiert oder erneut um eine erforderliche Einwilligung gebeten.

Stand: September 2026